Workflow-Verwaltung

Nachdem Sie Workflows erstellt haben, müssen diese verwaltet werden, um sicherzustellen, dass sie korrekt ausgeführt werden und aktuell bleiben. Diese Seite behandelt alle Aspekte der Workflow-Verwaltung.

Workflow-Status

Workflows können verschiedene Status haben, die deren Verhalten bestimmen:

Entwurf (Draft)

• Beschreibung: Der Standard-Status für neu erstellte oder bearbeitete Workflows
• Verhalten: Workflows im Entwurfsstatus werden nicht ausgeführt
• Verwendung:
  • Neue Workflows beginnen im Entwurfsstatus
  • Workflows wechseln zurück in den Entwurfsstatus, wenn sie bearbeitet werden (siehe Versionierung)
  • Ideal für das Testen und Entwickeln neuer Workflows

Aktiv (Active)

• Beschreibung: Workflows, die aktiv ausgeführt werden
• Verhalten:
  • Reagieren auf definierte Ereignisse
  • Starten automatisch neue Ausführungen bei entsprechenden Triggern
• Aktivierung: Explizite Aktivierung durch autorisierte Benutzer erforderlich

Deaktiviert (Inactive)

• Beschreibung: Temporär oder dauerhaft pausierte Workflows
• Verhalten:
  • Neue Ausführungen werden nicht gestartet
  • Laufende Ausführungen werden nicht beendet (sie laufen weiter)
  • Ideal für Wartungsarbeiten oder temporäre Aussetzung

Aktivieren und Deaktivieren

Aktivierung eines Workflows

Bevor ein Workflow aktiv werden kann, sollten Sie sicherstellen:

1. Validierung: Der Workflow wurde auf Fehler geprüft
2. Testing: Der Workflow wurde gründlich getestet (siehe Best Practices)
3. Dokumentation: Der Workflow ist ausreichend dokumentiert
4. Berechtigungen: Sie haben die notwendigen Berechtigungen

Aktivierungsprozess:

1. Öffnen Sie den Workflow im Editor
2. Überprüfen Sie die Konfiguration aller Knoten
3. Klicken Sie auf "Aktivieren" (oder ähnliche Schaltfläche)
4. Bestätigen Sie die Aktivierung
5. Der Workflow wechselt in den Status "Aktiv"

Wichtige Hinweise:

• Aktivierte Workflows beginnen sofort mit der Ausführung bei entsprechenden Ereignissen
• Stellen Sie sicher, dass der Workflow korrekt konfiguriert ist, bevor Sie ihn aktivieren
• Überprüfen Sie, ob der Workflow kritische Prozesse beeinflusst

Deaktivierung eines Workflows

Szenarien für Deaktivierung:

• Wartung: Temporäre Aussetzung während Wartungsarbeiten
• Probleme: Workflow verhält sich nicht wie erwartet
• Veraltet: Workflow wird durch neuen Workflow ersetzt
• Geschäftsänderungen: Geschäftsprozess hat sich geändert

Deaktivierungsprozess:

1. Öffnen Sie die Workflow-Verwaltung
2. Wählen Sie den Workflow aus
3. Klicken Sie auf "Deaktivieren"
4. Bestätigen Sie die Deaktivierung

Auswirkungen der Deaktivierung:

• ✅ Keine neuen Ausführungen werden gestartet
• ⚠️ Laufende Ausführungen werden nicht unterbrochen
• ✅ Workflow-Definition bleibt erhalten und kann später reaktiviert werden
• ✅ Historische Ausführungen bleiben verfügbar

Hinweis: Wenn Sie laufende Ausführungen beenden müssen, sollten Sie diese manuell abbrechen. Eine Deaktivierung stoppt nur neue Starts.

Versionierung

Die Versionsverwaltung ist ein zentrales Feature für die Verwaltung von Workflow-Änderungen.

Wie funktioniert Versionierung?

Automatische Versionserstellung:

• Jedes Mal, wenn Sie einen aktiven Workflow speichern, wird automatisch eine neue Version erstellt
• Die alte Version bleibt als historische Referenz erhalten
• Jede Version hat eine eindeutige Versionsnummer und einen Zeitstempel

Versionen-Struktur:

Workflow: "Bestellanforderung Genehmigung"
├─ Version 1.0 (Erstellt: 2024-01-15) - Entwurf
├─ Version 2.0 (Erstellt: 2024-01-20) - Aktiv (erste Aktivierung)
├─ Version 3.0 (Erstellt: 2024-03-10) - Aktiv (Betragsgrenze angepasst)
└─ Version 4.0 (Erstellt: 2024-05-01) - Aktiv (Mehrstufige Genehmigung hinzugefügt)

Welche Version wird verwendet?

• Neue Ausführungen: Verwenden immer die aktuelle aktive Version
• Laufende Ausführungen: Verwenden die Version, die beim Start aktiv war
  • Beispiel: Ein Workflow startet mit Version 3.0
  • Während der Ausführung wird Version 4.0 aktiviert
  • Die laufende Ausführung verwendet weiterhin Version 3.0 bis zum Abschluss

Versionsverwaltung in der Praxis

Versionen anzeigen:

• Öffnen Sie den Workflow
• Navigieren Sie zur Versionshistorie
• Sie sehen alle bisherigen Versionen mit:
  • Versionsnummer
  • Erstellungsdatum und -zeit
  • Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat
  • Optional: Änderungsbeschreibung

Alte Version wiederherstellen:

• Falls eine neue Version Probleme verursacht
• Wählen Sie eine alte, stabile Version aus
• Aktivieren Sie diese Version als aktuelle Version
• Wichtig: Dies erstellt eine neue Version (die alte wird nicht überschrieben)

Versionen vergleichen:

• Nutzen Sie die Vergleichsfunktion, um Unterschiede zwischen Versionen zu sehen
• Identifizieren Sie, welche Knoten geändert wurden
• Verstehen Sie den Impact von Änderungen

Best Practices für Versionierung

1. Beschreibende Änderungsnotizen: Dokumentieren Sie bei jeder Änderung, was geändert wurde und warum
2. Schrittweise Änderungen: Vermeiden Sie zu viele Änderungen auf einmal
3. Versionen testen: Testen Sie neue Versionen gründlich, bevor Sie sie aktivieren
4. Rollback-Plan: Halten Sie stets eine stabile Version bereit für den Fall von Problemen
5. Versionsnummerierung: Bei komplexen Änderungen können Sie eine Versionsnummerierung wie 3.0 → 3.1 (kleine Änderungen) oder 3.0 → 4.0 (große Änderungen) einführen

Löschen von Workflows

Überlegungen vor dem Löschen

Bevor Sie einen Workflow löschen, sollten Sie folgende Punkte prüfen:

1. Aktive Ausführungen:

• Gibt es aktuell laufende Ausführungen?
• Empfehlung: Warten Sie, bis alle Ausführungen abgeschlossen sind, oder brechen Sie diese manuell ab

2. Historische Daten:

• Werden historische Ausführungsdaten ebenfalls gelöscht?
• Empfehlung: Prüfen Sie, ob historische Daten für Compliance oder Analyse benötigt werden

3. Abhängigkeiten:

• Werden andere Workflows oder Systeme von diesem Workflow aufgerufen?
• Empfehlung: Prüfen Sie alle Abhängigkeiten vor dem Löschen

4. Veraltet oder vorübergehend pausiert?

• Empfehlung: Oft ist es sicherer, einen Workflow zu deaktivieren statt ihn zu löschen
• Deaktivierte Workflows können später reaktiviert werden

Löschprozess

1. Vorbereitung:

   • Überprüfen Sie alle oben genannten Punkte
   • Erstellen Sie ein Backup des Workflows (Export, falls verfügbar)
   • Dokumentieren Sie den Grund für das Löschen

2. Löschung:

   • Öffnen Sie die Workflow-Verwaltung
   • Wählen Sie den zu löschenden Workflow aus
   • Klicken Sie auf "Löschen"
   • Bestätigen Sie die Löschung (mehrfache Bestätigung bei kritischen Workflows)

3. Nach der Löschung:

   • Überprüfen Sie, dass keine Ausführungen mehr laufen
   • Verifizieren Sie, dass abhängige Systeme korrekt weiterarbeiten

Alternative: Deaktivieren statt Löschen

Vorteile der Deaktivierung:

• Workflow kann später reaktiviert werden
• Keine Datenverluste
• Schnellere Wiederherstellung bei Bedarf
• Historie bleibt erhalten

Wann löschen statt deaktivieren:

• Workflow ist definitiv veraltet und wird nie wieder benötigt
• Workflow war ein Test/Prototyp
• Compliance-Anforderungen verlangen vollständige Löschung

Berechtigungen

Das Berechtigungssystem von Argon ERP kontrolliert, wer welche Aktionen an Workflows durchführen darf.

Berechtigungsebenen

Lesen:

• Workflows anzeigen
• Ausführungen anzeigen
• Versionshistorie einsehen
• Standard: Meist für alle Benutzer verfügbar

Erstellen:

• Neue Workflows erstellen
• Workflows im Entwurfsstatus speichern
• Standard: Für entwickelnde Benutzer

Bearbeiten:

• Bestehende Workflows ändern
• Knoten hinzufügen, entfernen oder konfigurieren
• Standard: Für entwickelnde Benutzer und Administratoren

Aktivieren/Deaktivieren:

• Workflows aktivieren oder deaktivieren
• Standard: Eingeschränkt für Administratoren und autorisierte Benutzer

Löschen:

• Workflows löschen
• Standard: Sehr eingeschränkt, meist nur für Administratoren

Berechtigungen konfigurieren

Berechtigungen werden über das Rollen- und Berechtigungssystem von Argon ERP verwaltet:

1. Rollen-basierte Berechtigungen:

   • Zuweisen Sie Berechtigungen zu Rollen (z.B. "Workflow-Administrator", "Workflow-Entwickler")
   • Benutzer erhalten Berechtigungen über ihre Rolle

2. Individuelle Berechtigungen:

   • Für spezielle Fälle können individuelle Berechtigungen vergeben werden
   • Beispiel: Einem Benutzer spezifische Berechtigung für einen kritischen Workflow

3. Workflow-spezifische Berechtigungen:

   • Einige Systeme ermöglichen Berechtigungen auf Workflow-Ebene
   • Beispiel: Nur bestimmte Benutzer können einen bestimmten Workflow bearbeiten

Best Practices für Berechtigungen

1. Principle of Least Privilege: Gewähren Sie nur die minimal notwendigen Berechtigungen
2. Separation of Duties: Kritische Workflows sollten nur von Administratoren geändert werden können
3. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig, wer welche Berechtigungen hat
4. Dokumentation: Dokumentieren Sie Berechtigungsänderungen für Audit-Zwecke
5. Test-Umgebungen: In Test-Umgebungen können großzügigere Berechtigungen vergeben werden

Import/Export

Workflow-Export

Die Export-Funktion ermöglicht es, Workflows zu sichern oder zwischen Umgebungen zu übertragen.

Anwendungsfälle:

• Backup: Regelmäßige Sicherung wichtiger Workflows
• Migration: Übertragung zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktionsumgebungen
• Sharing: Teilen von Workflow-Vorlagen zwischen Teams oder Standorten
• Versionierung: Externe Versionskontrolle über Git oder ähnliche Systeme

Export-Format:

• Workflows werden typischerweise als JSON oder XML exportiert
• Enthalten sind alle Konfigurationen, Knoten, Verbindungen und Metadaten

Workflow-Import

Der Import ermöglicht es, exportierte Workflows wieder einzulesen.

Import-Prozess:

1. Wählen Sie eine Export-Datei aus
2. Überprüfen Sie die Import-Vorschau
3. Konfigurieren Sie Import-Optionen:
   • Neuer Workflow: Erstellt einen neuen Workflow
   • Überschreiben: Überschreibt einen bestehenden Workflow
   • Konfliktauflösung: Wie sollen Konflikte behandelt werden?
4. Bestätigen Sie den Import

Wichtige Hinweise:

• Importierte Workflows beginnen im Status "Entwurf"
• Überprüfen Sie Konfigurationen nach dem Import (z.B. URLs, API-Keys)
• Testen Sie importierte Workflows gründlich vor der Aktivierung
• Beachten Sie Umgebungsunterschiede (z.B. Datenbank-Schema, API-Endpunkte)

Workflow-Organisation

Kategorisierung

Organisieren Sie Workflows in Kategorien oder Tags:

• Nach Geschäftsbereich: Einkauf, Verkauf, HR, IT, etc.
• Nach Funktion: Genehmigungen, Benachrichtigungen, Imports, Reports
• Nach Priorität: Kritisch, Normal, Test

Benennungskonventionen

Siehe auch Best Practices - Benennung für detaillierte Empfehlungen.

Beispiele:

• [Bereich]_[Funktion]_[Objekt]: Einkauf_Genehmigung_Bestellanforderung
• [Objekt]_[Aktion]: Artikel_Validierung_Stammdaten
• [Zeitplan]_[Funktion]: Taeglich_Lagerbestand_Pruefung

Dokumentation

Jeder Workflow sollte dokumentiert sein:

• Beschreibung: Zweck und Geschäftskontext
• Auslöser: Welche Ereignisse starten den Workflow?
• Erwartete Ergebnisse: Was soll am Ende erreicht werden?
• Abhängigkeiten: Welche anderen Systeme oder Workflows werden verwendet?
• Wartungsinformationen: Wer ist verantwortlich? Wie oft wird der Workflow überprüft?

Zusammenfassung

Die Verwaltung von Workflows ist entscheidend für einen erfolgreichen Betrieb:

• Status-Management: Entwurf, Aktiv, Deaktiviert – verstehen Sie die Unterschiede
• Versionierung: Nutzen Sie Versionskontrolle für sichere Änderungen
• Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Benutzer Änderungen vornehmen können
• Organisation: Organisieren Sie Workflows für einfache Verwaltung
• Sicherheit: Löschen Sie nur nach sorgfältiger Überlegung, deaktivieren Sie bevorzugt

Durch die Beachtung dieser Verwaltungsaspekte stellen Sie sicher, dass Ihre Workflows zuverlässig, sicher und wartbar bleiben.