Verkaufskontrakte

Verkaufskontrakte im Überblick

Das Verkaufskontrakte-Modul verwaltet Ihre langfristigen Kundenvereinbarungen und Rahmenverträge. Hier definieren Sie feste Konditionen, Mengen und Preise für regelmäßige Lieferungen und verwalten dann die Abrufe Ihrer Kunden nach Bedarf. Das schafft Planungssicherheit für Ihre Produktion und ermöglicht oft bessere Verkaufskonditionen durch garantierte Abnahmemengen.

Rahmenverträge und Verkaufskontrakte sind ein mächtiges Werkzeug für strategischen Vertrieb. Sie schaffen verlässliche Umsatzplanung bei wiederkehrenden Lieferungen und ermöglichen durch garantierte Volumen optimierte Produktionsplanung.

Verkaufskontrakte-Übersicht

Abbildung 1: Zentrale Verwaltung aller Verkaufskontrakte mit Status und Abrufstand.

Die Verkaufskontrakte-Übersicht ist Ihre Kommandozentrale für alle langfristigen Kundenvereinbarungen. Hier behalten Sie den Überblick über laufende Verträge, deren Status und wie weit die vereinbarten Mengen bereits abgerufen wurden.

Vertragsstatus-Management

Das System verwaltet verschiedene Vertragsstatus:

Entwurf: Vertrag wird noch verhandelt und ist nicht bindend

Veröffentlicht: Vertrag ist aktiv und kann für Abrufe genutzt werden

Gesperrt: Vertrag ist vorübergehend nicht verfügbar (z.B. bei Produktionsproblemen)

Diese Statusverwaltung sorgt dafür, dass nur gültige Verträge für die operative Auftragsabwicklung verwendet werden.

Vertragsdetails im Überblick

Vertragsnummer: Eindeutige Identifikation für alle Kommunikation mit dem Kunden

Artikel: Verknüpfung mit dem Artikelstamm für vollständige Produktinformationen

Kunde: Direkte Verbindung zum Kundenstamm mit allen Kontaktdaten

Abruftermin: Nächster geplanter oder möglicher Abruftermin

Mengen- und Fortschrittsverfolgung

Vertragsmenge: Ursprünglich vereinbarte Gesamtmenge über die Vertragslaufzeit

Fortschritt %: Visueller Indikator, wie viel des Vertrags bereits abgerufen wurde

Abrufdetails: Übersicht über bereits getätigte und geplante Teillieferungen

Diese Übersicht hilft dabei, Verträge optimal auszunutzen und rechtzeitig Folge-Verhandlungen zu beginnen.

Vertragsdetails und Dokumentation

Abbildung 2: Vollständige Vertragsdokumentation mit allen relevanten Konditionen.

Die Vertragsdetailansicht zeigt alle vereinbarten Konditionen in übersichtlicher Form. Das System erstellt automatisch professionelle Vertragsdokumente, die als Grundlage für die Kommunikation mit Kunden dienen.

Vertragsparteien und Grunddaten

Kunde: Vollständige Firmen- und Kontaktdaten aus dem Kundenstamm

Lieferadresse: Spezifische Lieferadressen für verschiedene Standorte

Vertragsnummer: Interne und externe Referenzen für eindeutige Zuordnung

Gültigkeit: Vertragslaufzeit mit Beginn- und Enddatum

Artikel und Konditionen

Artikelpositionen: Detaillierte Auflistung aller Vertragsartikel mit:

• Artikelnummer und Beschreibung aus dem Artikelstamm
• Vereinbarte Mengen und Mengeneinheiten
• Festpreise für die gesamte Vertragslaufzeit
• Liefertermine und Abrufmodalitäten

Preisgestaltung und Zahlungskonditionen

Festpreise: Garantierte Preise unabhängig von Marktschwankungen

Zahlungsbedingungen: Detaillierte Regelungen für Skonto, Zahlungsziele und Mahnwesen

Währung: Vereinbarte Abrechnungswährung bei internationalen Kunden

Diese Festpreise bieten Planungssicherheit für die Umsatzplanung und schützen vor Preisschwankungen.

Vertragsbearbeitung und Verwaltung

Abbildung 3: Bearbeitungsmaske für alle Vertragsparameter und Konditionen.

Die Bearbeitungsansicht ermöglicht die vollständige Verwaltung aller Vertragsaspekte. Hier werden nicht nur die kommerziellen Konditionen gepflegt, sondern auch operative Details für die spätere Abwicklung.

Kopfdaten-Management

Vertragstyp: Kategorisierung nach Art der Vereinbarung (Rahmenvertrag, Mengenvertrag, Abrufvertrag)

Priorität: Wichtigkeit des Vertrags für die Vertriebsstrategie

Verhandlungsführung: Zuständige interne Ansprechpartner und Genehmigungsebenen

Dokumentenverwaltung

Vertragsdokument: Originale Verträge und Anhänge als PDF-Anhänge

Änderungshistorie: Vollständige Dokumentation aller Vertragsänderungen

Genehmigungsprozess: Workflow für interne Freigaben vor Vertragsabschluss

Operative Parameter

Mindestabnahme: Kleinste wirtschaftlich sinnvolle Abrufmenge

Vorlaufzeit: Benötigte Zeit zwischen Abruf und Lieferung

Qualitätsvereinbarungen: Spezielle Prüf- und Qualitätsanforderungen

Diese Parameter fließen automatisch in die Auftragsabwicklung und das Produktionsmanagement ein.

Abruftermine verwalten

Abbildung: Detaillierte Verwaltung der Abruftermine mit systematischer Lieferplanung.

Über den Button "Abrufe verwalten" öffnet sich eine spezialisierte Ansicht zur detaillierten Terminplanung Ihrer Verkaufskontrakte. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, die gesamte Vertragslaufzeit systematisch zu planen und einzelne Abruftermine mit den entsprechenden Mengen zu definieren.

In der Abruftermine-Verwaltung sehen Sie auf einen Blick alle relevanten Kontraktdaten: die Gesamtkontraktmenge, bereits abgerufene Mengen und die definierte Losgröße. Die Übersichtstabelle rechts zeigt alle geplanten Abruftermine chronologisch sortiert mit den jeweiligen Abrufmengen und dem Status "Bereits abgerufen". Diese strukturierte Darstellung hilft Ihnen dabei, die Vertragsabwicklung optimal zu planen und sicherzustellen, dass alle vereinbarten Mengen termingerecht geliefert werden.

Die systematische Terminplanung ist besonders wertvoll bei langfristigen Verträgen mit regelmäßigen Lieferungen. Sie können hier im Voraus die komplette Lieferstrategie definieren und haben jederzeit Transparenz über noch offene Vertragsmengen und deren geplante Liefertermine. Diese Vorausplanung unterstützt sowohl Ihre interne Produktionsplanung als auch die Erwartungen Ihrer Kunden.

Vertragsabrufe verwalten

Die Abruf-Verwaltung ist das operative Herzstück der Vertragsumsetzung. Hier werden die vereinbarten Mengen in konkrete Aufträge umgewandelt und der Vertragsfortschritt überwacht.

Abrufplanung

Abrufnummer: Eindeutige Referenz für jeden Teilabruf

Abgerufene Menge: Konkrete Liefermenge aus dem Rahmenvertrag

Liefertermin: Gewünschter Anlieferungstermin für den Abruf

Status: Bearbeitungsstand des Abrufs (geplant, bestätigt, geliefert)

Integration in Auftragsprozesse

Die Abrufe werden automatisch in das reguläre Auftragswesen integriert:

Auftragsgenerierung: Abrufe werden automatisch zu Aufträgen umgewandelt

Kundenbenachrichtigung: Automatische Übermittlung der Abrufbestätigungen an Kunden

Lieferung: Verknüpfung mit der Produktionsplanung für Lieferüberwachung

Vertragsüberwachung

Mengenverbrauch: Kontinuierliche Überwachung der noch verfügbaren Vertragsmengen

Preisabweichungen: Kontrolle, dass Abrufe zu den vereinbarten Konditionen erfolgen

Termintreue: Überwachung der eigenen Performance bei Vertragsterminen

Detaillierte Abruftermin-Verwaltung

Abbildung 4: Abruftermine-Tab mit detaillierter Terminliste und Mengenübersicht.

Der Abruftermine-Tab bietet eine präzise Übersicht aller geplanten Liefertermine für den Verkaufskontrakt. Hier sehen Sie chronologisch sortiert jeden einzelnen Abruftermin mit dem zugehörigen Artikel (VK51768 - Muscle Flow Komfort), der geplanten Abrufmenge (1.000 Stk) und dem Status "Bereits abgerufen" (0).

Diese tabellarische Darstellung ermöglicht es Ihnen, die komplette Lieferplanung zu überblicken und sicherzustellen, dass alle Termine eingehalten werden. Die Artikel-Nr. wird als klickbarer Link dargestellt, was direkten Zugriff auf die Artikelstammdaten ermöglicht.

Abruftermine-Verwaltung

Abbildung 5: Kontextmenü für die Verwaltung einzelner Abruftermine.

Über das Drei-Punkte-Menü können Sie für jeden Abruftermin spezielle Aktionen durchführen. Die beiden Hauptfunktionen sind:

Auftrag aus Abruftermin erstellen: Diese Funktion wandelt einen geplanten Abruftermin automatisch in einen konkreten Auftrag um. Dabei werden alle Vertragsdaten wie Kunde, Artikel, Menge und Konditionen automatisch übernommen.

Abruftermine verwalten: Führt zur detaillierten Abruftermin-Verwaltung, wo Sie die Terminplanung anpassen, neue Termine hinzufügen oder bestehende modifizieren können.

Diese Funktionen schaffen eine nahtlose Brücke zwischen der strategischen Vertragsplanung und der operativen Auftragsabwicklung.

Vertragsverwendung und Aufträge

Abbildung 6: Verwendung-Tab mit Übersicht der generierten Aufträge.

Der Verwendung-Tab zeigt alle aus dem Verkaufskontrakt generierten Aufträge in einer übersichtlichen Tabelle. Hier sehen Sie die praktische Umsetzung Ihrer Vertragsplanung: Auftrag 2887 mit Status "Offen und Veröffentlicht" wurde aus dem Artikel VK51768 (Muscle Flow Komfort) mit einer Menge von 15.000 Stk erstellt.

Diese Übersicht ist besonders wertvoll für die Nachverfolgung der Vertragsumsetzung. Sie können direkt erkennen:

Auftragsstatus: Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand jedes Auftrags

Artikel-Verknüpfung: Direkte Verbindung zu den Produktinformationen

Mengenabgleich: Überprüfung, welche Vertragsmengen bereits in Aufträge umgewandelt wurden

Lieferdatum: Geplante Liefertermine für die operative Planung

Die Verknüpfung zwischen Vertragsplanung und konkreten Aufträgen schafft vollständige Transparenz über den gesamten Verkaufsprozess. Von der strategischen Rahmenvereinbarung bis zur operativen Lieferung behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Aktivitäten.

Strategische Vorteile

Vertriebsoptimierung

Mengenrabatte: Bessere Konditionen durch garantierte Abnahmemengen

Planungssicherheit: Feste Preise und Mengen für die Umsatzplanung

Administrationsreduktion: Weniger Einzelverhandlungen bei wiederkehrenden Lieferungen

Kundenbeziehungen

Partnerschaftlich: Langfristige Bindung schafft Vertrauen und Kooperationsbereitschaft

Kapazitätsreservierung: Sie können Produktionskapazitäten für wichtige Kunden reservieren

Priorisierung: Bei Engpässen werden Vertragskunden oft bevorzugt behandelt

Risikomanagement

Preisrisiko: Schutz vor Preisschwankungen durch Festpreisvereinbarungen

Absatzrisiko: Gesicherte Abnahmemengen auch bei Marktschwankungen

Qualitätsrisiko: Detaillierte Qualitätsvereinbarungen im Vorfeld

Integration in die Vertriebsstrategie

Verbindung zur Umsatzplanung

Die Verkaufskontrakte berücksichtigen automatisch verfügbare Verträge:

• Automatische Abrufe: Bei Kundenanfragen werden zuerst Vertragsmengen genutzt
• Optimierte Mengen: Liefermengen werden an verfügbare Vertragsrestmengen angepasst
• Umsatzkalkulation: Feste Vertragspreise fließen in die Umsatzplanung ein

Produktionskoordination

Mit dem Produktionsmanagement erfolgt die operative Umsetzung:

• Kapazitätsplanung: Vertragsmengen werden bei Produktionsplanung berücksichtigt
• Materialplanung: Langfristige Vertragsmengen fließen in die Bedarfsplanung ein
• Qualitätssicherung: Vertragsrelevante Qualitätskriterien werden automatisch überwacht

Finanzcontrolling

Umsatzplanung: Feste Vertragspreise ermöglichen präzise Budgetierung

Kostenverteilung: Vertragserlöse können auf verschiedene Kostenstellen verteilt werden

Nachkalkulation: Vergleich zwischen Vertragskonditionen und Marktpreisen

Das Verkaufskontrakte-Modul macht aus reaktivem Einzelvertrieb eine strategische, planbare Kundenbeziehung mit besseren Konditionen und reduziertem Risiko. Es ist ein wesentlicher Baustein für professionelles Vertriebsmanagement.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass dieses Handbuch eine ergänzende Orientierung bietet, jedoch keine ERP-Einführung ersetzt. Für eine korrekte Nutzung und die passgenaue Abbildung Ihrer betrieblichen Abläufe empfehlen wir die Teilnahme an unseren Schulungen oder Workshops.