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Aufträge
Auftragsverwaltung im Überblick
Das Auftrags-Modul ist die operative Schaltzentrale Ihres Verkaufsprozesses. Hier werden aus Angeboten konkrete Aufträge, die dann systematisch durch alle Phasen der Auftragsabwicklung gesteuert werden. Das System unterstützt Sie dabei, den Überblick über alle laufenden Aufträge zu behalten, Liefertermine zu überwachen und eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen.
Die Auftragsverwaltung bildet das Bindeglied zwischen dem Verkauf und der operativen Abwicklung. Während das Angebots-Modul die Kundenakquise unterstützt, konzentriert sich die Auftragsverwaltung auf die zuverlässige Erfüllung der Kundenbestellungen.
Auftragsübersicht
Abbildung 1: Zentrale Auftragsverwaltung mit Status-Tracking und Workflow-Überwachung.
Die Auftragsübersicht ist Ihr Cockpit für die operative Abwicklung. Hier sehen Sie alle Aufträge auf einen Blick mit den wichtigsten Informationen: Auftragsnummer, Status, Auftragsdatum, Kunde, zuständiger Sachbearbeiter und Auftragssumme.
Die Status-Anzeige zeigt Ihnen sofort, in welcher Phase sich jeder Auftrag befindet. Grüne Symbole signalisieren erledigte Aufträge, gelbe zeigen laufende Prozesse, und rote weisen auf Handlungsbedarf hin. Diese visuelle Unterstützung hilft Ihnen, Prioritäten richtig zu setzen.
Die Workflow-Spalte rechts gibt zusätzliche Informationen zum aktuellen Bearbeitungsstand. Hier sehen Sie auf einen Blick, ob ein Auftrag bereits beendet ist, sich noch in Bearbeitung befindet oder auf bestimmte Aktionen wartet.
Die Liefertermin-Spalte ist besonders wichtig für die Terminüberwachung. So können Sie frühzeitig erkennen, wenn Lieferungen gefährdet sind, und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Auftragspositionen
Abbildung 2: Detaillierte Verwaltung der Auftragspositionen mit Lieferstatus.
Der Positionstab zeigt Ihnen alle Artikel eines Auftrags in der Detailansicht. Neben den Grunddaten wie Artikelnummer, Bezeichnung und Mengen sehen Sie hier auch den aktuellen Bearbeitungsstand jeder Position.
Die Spalten "Gelieferte Menge" und "Offene Menge" geben Ihnen sofort Auskunft über den Erfüllungsgrad. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Positionen noch offen sind und wo eventuell Teillieferungen erfolgt sind.
Die Auftragsmenge-Spalte zeigt die ursprünglich bestellte Menge, während die Liefertermin-Information Ihnen hilft, die Terminplanung im Blick zu behalten. Diese Transparenz ist besonders wichtig für die Kommunikation mit dem Kunden und die interne Koordination.
Auftragsdokument
Abbildung 3: Vollständige Auftragsbestätigung als PDF-Dokument.
Das Auftragsdokument ist die offizielle Auftragsbestätigung, die an den Kunden gesendet wird. Es enthält alle relevanten Informationen in einem professionellen Layout.
Die Auftragsbestätigung beginnt mit einer klaren Identifikation durch die Auftragsnummer und das Datum. Die Kundendaten werden vollständig aus den Kundenstammdaten übernommen, was Fehler vermeidet und Zeit spart.
Die Artikelpositionen werden übersichtlich mit allen Details aufgelistet: Artikelnummer, Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. Besonders wichtig sind die Angaben zu Lieferterminen und Versandterminen, die dem Kunden Planungssicherheit geben.
Die Zahlungsbedingungen am Ende des Dokuments sorgen für Klarheit über die finanziellen Konditionen. Das System berechnet automatisch Zwischensummen, Rabatte und die finale Summe, was Rechenfehler ausschließt.
Auftragsdetails
Abbildung 4: Detaillierte Metadaten und Bearbeitungsinformationen des Auftrags.
Der Details-Tab bietet eine strukturierte Übersicht aller Auftragsinformationen. Hier finden Sie nicht nur die Grunddaten, sondern auch wichtige Metainformationen für die interne Verarbeitung.
Der Auftragskopf enthält alle administrativen Daten: Rechnungs- und Lieferadresse, Ansprechpartner, Auftragsnummer und Referenzen. Die Verknüpfung zum ursprünglichen Angebot ermöglicht es, die komplette Verkaufshistorie nachzuvollziehen.
Besonders wertvoll sind die Felder für Sachbearbeiter und Außendienst. So ist immer klar, wer für den Auftrag verantwortlich ist und bei Rückfragen kontaktiert werden kann.
Die Positionsübersicht zeigt nochmals alle Artikel mit ihren aktuellen Liefer- und Versandterminen. Diese Information ist zentral für die Produktionsplanung und Logistik. Über den Pfeil-Button (>) können Sie zu den Positionsdetails wechseln und erhalten dort umfassende Informationen zu Bestandsverfügbarkeit, Preisstrukturen und detaillierte Artikeldaten für jede einzelne Position.
Auftragsentwicklung
Abbildung 5: Visuelle Darstellung des Auftrags-Workflows und Prozessstatus.
Die Auftragsentwicklung visualisiert den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags. Das Workflow-Diagramm zeigt Ihnen, welche Schritte bereits abgeschlossen sind und was noch zu tun ist.
Die farbcodierten Workflow-Boxen machen den Status sofort erkennbar. Grüne Boxen zeigen abgeschlossene Schritte, gelbe sind in Bearbeitung, und graue stehen noch aus. Diese Visualisierung hilft allen Beteiligten, den Fortschritt zu verstehen.
Die Verbindungslinien zwischen den Boxen zeigen die Abhängigkeiten und den Prozessfluss. So wird deutlich, welche Schritte parallel laufen können und wo sequenzielle Abhängigkeiten bestehen.
Besonders nützlich ist diese Ansicht für die Identifikation von Engpässen. Wenn ein Schritt länger dauert als geplant, wird dies sofort sichtbar und Sie können gegensteuern.
Integration und Prozesse
Das Auftrags-Modul ist nahtlos in den Gesamtprozess integriert. Aufträge entstehen typischerweise aus Angeboten, können aber auch direkt erfasst werden. Die Anbindung an das Lager-Modul sorgt für automatische Verfügbarkeitsprüfungen.
Nach der Auftragserfassung werden automatisch die nachgelagerten Prozesse angestoßen: Kommissionierung im Lager, Produktionsaufträge bei Fertigungsartikeln und schließlich die Lieferung. Die Integration mit der Finanzbuchhaltung sorgt dafür, dass nach erfolgter Lieferung automatisch die Rechnung erstellt werden kann.
Das System unterstützt auch komplexe Szenarien wie Teillieferungen, Streckengeschäfte oder Rahmenaufträge. Die flexible Architektur passt sich an Ihre Geschäftsprozesse an und wächst mit Ihren Anforderungen.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass dieses Handbuch eine ergänzende Orientierung bietet, jedoch keine ERP-Einführung ersetzt. Für eine korrekte Nutzung und die passgenaue Abbildung Ihrer betrieblichen Abläufe empfehlen wir die Teilnahme an unseren Schulungen oder Workshops.