Manuelle Rechnung erstellen

Schritt-für-Schritt zur professionellen Rechnung

Das Erstellen einer manuellen Rechnung ist ein strukturierter Prozess, der von der Belegkopf-Konfiguration über die Positionserfassung bis zur finalen Dokumentenerstellung reicht. Hier haben Sie die volle Kontrolle über jeden Aspekt der Rechnung und können flexibel auf individuelle Kundenwünsche und besondere Abrechnungsanforderungen eingehen.

Die manuelle Rechnungserstellung in Argon ERP kombiniert die Flexibilität individueller Abrechnungen mit der Zuverlässigkeit integrierter Geschäftsprozesse. Jede Rechnung wird systematisch aufgebaut und fügt sich nahtlos in die bestehenden Workflows ein - von der Kundenverwaltung über die Artikelauswahl bis zum Rechnungsjournal.

Belegkopf strukturiert erfassen

Abbildung 1: Systematische Erfassung des Belegkopfs mit Kundendaten und Rechnungsparametern.

Der Belegkopf bildet das Fundament jeder manuellen Rechnung und bestimmt alle wesentlichen Parameter für die Rechnungsstellung:

Kundenzuordnung und Adressdaten

Adresse suchen: Die intelligente Kundensuche greift direkt auf den Kundenstamm zu. Das System schlägt automatisch passende Kunden basierend auf der Eingabe vor und übernimmt alle hinterlegten Stammdaten.

Rechnungsadresse: Die vollständige Kundenadresse wird automatisch aus den Stammdaten übernommen:

• Metacarp GmbH Berlin
• Kemperplatz 1
• DE-10785 Berlin

Diese Adresse kann bei Bedarf für diese spezifische Rechnung angepasst werden, ohne die Stammdaten zu verändern.

Belegparameter und Klassifizierung

Belegart: Die Auswahl "Dienstleistung" definiert den Charakter der Rechnung und beeinflusst die steuerliche Behandlung sowie die Dokumentenstruktur. Andere Optionen umfassen "Warenverkauf", "Beratung" oder "Wartung".

Referenz-Nr.: Das Feld ermöglicht die Verknüpfung mit internen Projektnummern, Auftragscodes oder anderen Referenzsystemen für die lückenlose Nachverfolgung.

Belegdatum: Der 29.07.2025 definiert den steuerlichen Zeitpunkt der Leistungserbringung und ist für die USt-Voranmeldung sowie die Buchungsperiode relevant.

Kommunikation und Ansprechpartner

Ansprechpartner: Die Zuweisung zu "Wählen..." ermöglicht die Auswahl des zuständigen Kontakts beim Kunden. Dies ist wichtig für spätere Kommunikation und Rückfragen.

Empfänger-Mail: Die E-Mail-Adresse wird für den automatischen Rechnungsversand verwendet und sollte sorgfältig geprüft werden.

Sachbearbeiter: "Alexander Cimen" ist als interner Verantwortlicher für die Bearbeitung und weitere Abwicklung zuständig.

Erweiterte Konfiguration

Mehr Daten anzeigen: Dieser Bereich enthält wichtige steuerliche und organisatorische Einstellungen:

Zahlungsbedingung: "Vorauskasse per Überweisung" definiert die Modalitäten für die Rechnungsbegleichung und wird automatisch auf das Dokument übertragen.

Zahlungsart: "Vorkasse" unterstützt die Risikominimierung bei neuen oder kritischen Kunden.

Währung: "Euro" legt die Abrechnungswährung fest. Das System unterstützt auch andere Währungen mit automatischer Umrechnung.

Steuerfall: "Verkauf Inlandsumsatz mit USt" bestimmt die steuerliche Behandlung und die korrekte USt-Ausweisung.

USt-ID - Kunde: Wird bei EU-Geschäften für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen benötigt.

Preisfindung: Das Datum 29.07.2025 dokumentiert den Zeitpunkt der Preisfestlegung für spätere Nachvollziehbarkeit.

Kopftext individualisieren

Der Rich-Text-Editor für den Kopftext bietet umfassende Formatierungsmöglichkeiten:

Standardisierte Platzhalter: "Kopftext hinzufügen..." kann durch individuelle Texte ersetzt werden, die den Bezug zur erbrachten Leistung herstellen.

Kundenkommunikation: Nutzen Sie diesen Bereich für Referenzen zu Terminen, Projekten oder vorherigen Absprachen. Ein präziser Text schafft Klarheit und reduziert Rückfragen.

Leistungsbeschreibung: Bei Dienstleistungsrechnungen sollten Leistungszeitraum, -ort und Art der Services kurz beschrieben werden.

Positionen detailliert erfassen

Abbildung 2: Detaillierte Positionserfassung mit Artikelauswahl und Preiskalkulation.

Die Positionserfassung ist das Herzstück jeder manuellen Rechnung und erfordert besondere Sorgfalt:

Artikelauswahl und -beschreibung

Position 1: "10019104 - Absorb Grip Unterlage"

• Menge: 100.000 Stk
• Preis pro Einheit: 453,00 Eur
• Rabatt: 4,2 %
• Preiseinheit: 1.000
• USt: 19%
• Summe: 43.397,40 Eur

Position 2: "10018621 - Absorb Cathe Reinigung"

• Menge: 190.009 Stk
• Preis pro Einheit: 120,00 Eur
• Rabatt: 3,5 %
• Preiseinheit: 1.000
• USt: 19%
• Summe: 22.003,04 Eur

Die Artikelauswahl erfolgt über den Artikelstamm, wodurch alle Produkteigenschaften automatisch übernommen werden. Die Beschreibungen können bei Bedarf für die Rechnung angepasst werden.

Preisgestaltung und Konditionen

Mengenorientierte Preisgestaltung: Die Preiseinheit "pro 1.000 Stk" zeigt, dass es sich um Staffelpreise handelt. Das System berechnet automatisch die korrekten Endpreise basierend auf den tatsächlichen Mengen.

Rabattsystem: Individuelle Rabatte können pro Position vergeben werden. Die Rabattsätze von 4,2% und 3,5% zeigen kundenspezifische Konditionen.

Automatische USt-Berechnung: Der Steuersatz von 19% wird basierend auf Steuerfall und Artikelkonfiguration automatisch ermittelt.

Positionsverwaltung

Positionsinfo: Zusätzliche Details können für jede Position hinterlegt werden, die für das Verständnis wichtig sind, aber nicht in der Hauptbeschreibung stehen.

+ Artikel hinzufügen: Weitere Positionen können flexibel hinzugefügt werden. Dies ist bei komplexeren Dienstleistungen oder gemischten Lieferungen erforderlich.

Die Beispielrechnung zeigt eine typische Absorption-Produktlieferung mit fünf verschiedenen Positionen und einem Gesamtwert von über 114.000 Euro.

Fußtext für wichtige Hinweise

Der Fußtext-Editor bietet die gleichen Formatierungsmöglichkeiten wie der Kopftext:

Zahlungskonditionen: Wichtige Informationen zu Zahlungszielen, Skonto oder besonderen Abrechnungsmodalitäten.

Lieferbedingungen: Angaben zu Lieferzeiten, Versandkosten oder besonderen Lieferbedingungen.

Rechtliche Hinweise: Gewährleistung, Haftung, Widerrufsrechte oder andere relevante rechtliche Aspekte.

Der Platzhalter "Fußtext hinzufügen..." sollte durch spezifische Informationen ersetzt werden, die für die Rechnungsabwicklung relevant sind.

Summen und Steuerausweis

Die automatische Summenberechnung zeigt:

Summe Netto: 114.798,55 Eur (steuerfreier Rechnungsbetrag)

Umsatzsteuer 19%: 21.811,72 Eur (separat ausgewiesen)

Summe Brutto: 136.610,27 Eur (vom Kunden zu zahlender Gesamtbetrag)

Diese transparente Darstellung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für ordnungsgemäße Rechnungen.

Dokumentenmanagement

Der Dokumentenbereich ermöglicht das Anhängen zusätzlicher Dateien:

Relevante Unterlagen: Leistungsnachweise, Stundenzettel, Fotos oder andere Belege können angehängt werden.

Automatischer Versand: Diese Dokumente werden beim Rechnungsversand automatisch mit angehängt.

Archivierung: Alle Dokumente stehen für spätere Referenzen und Audits zur Verfügung.

Rechnungsvorschau und Qualitätskontrolle

Abbildung 3: Professionelle Rechnungsvorschau mit vollständiger Dokumentenstruktur.

Die Vorschau zeigt das finale Dokument, wie es der Kunde erhalten wird:

Dokumentenaufbau

Rechnungsvorschau: Nr. 109683 für Metacarp GmbH Berlin

• Steuer-Nr.: 40212
• USt-Id-Nr.: DE...
• Referenz-Nr.: -
• Datum: 29.07.2025
• Ansprechpartner: Herr Alexander Cimen
• E-Mail: info@metacarp.de

Positionsübersicht

Die Tabelle zeigt alle Positionen mit:

• Pos.-Nr.
• Artikel-Nr./Ext.-Art.-Nr.
• Beschreibung
• Menge
• Nettopreis/Preiseinheit
• Rabatt
• Summe

Jede Position ist vollständig dokumentiert mit detaillierten Artikelinformationen und Berechnungen.

Zahlungsinformationen

Zahlungsbedingung: Vorauskasse per Überweisung

Summe Netto: 114.798,55 Eur

Das professionelle Layout entspricht dem Corporate Design und enthält alle rechtlich erforderlichen Angaben.

Finales Rechnungsdokument

Abbildung 4: Vollständiges Rechnungsdokument mit Lieferbedingungen und Geschäftsdaten.

Das finale Dokument zeigt die komplette Rechnung mit allen Geschäftsdaten:

Geschäftsinformationen

Lieferbedingung: Standard-Lieferbedingungen

Umsatzsteuer 19%: 21.811,72 Eur

Zahlungsart: Vorkasse

Summe Brutto: 136.610,27 Eur

Versandart: Standard-Versand

Rechtliche Angaben

Unternehmensadresse: Metacarp GmbH (100), Unter den Eichen 5, Wiesbaden 65185, Deutschland

Geschäftsführer: Alexander Cimen

Bankverbindung: Vollständige Kontodaten für Überweisungen

Registergericht: Amtsgericht Wiesbaden, DE2000426259

Dokumentenkontrolle

Rechnungs-Vorschau: 109683-de-DE

Seite 1 von 1: Vollständige Dokumentation auf einer Seite

Das System erstellt automatisch rechtskonforme Rechnungen mit allen erforderlichen Angaben gemäß deutscher Buchführungsvorschriften.

Workflow-Integration und Freigabe

Dokumentenstatus

"In Entwurf": Die Rechnung kann noch bearbeitet werden

Bearbeiten: Rücksprung zur Bearbeitungsansicht

Veröffentlichen: Finalisierung und Freigabe der Rechnung

Versandoptionen

Herunterladen: PDF-Export für lokale Archivierung

Drucken: Direkter Ausdruck über angeschlossene Drucker

Senden: E-Mail-Versand an den Kunden

Teilen: Weitere Versandoptionen für verschiedene Kanäle

Aktivitätsverfolgung

Das rechte Panel zeigt alle Aktivitäten:

• Erstellungszeitpunkt
• Bearbeitungshistorie
• Versandaktivitäten
• Statusänderungen

Integration in Geschäftsprozesse

Automatische Verbuchung

Nach der Freigabe wird die Rechnung automatisch in das Rechnungsjournal übertragen:

Debitorenbuchung: Forderung wird im Kundenkonto erfasst

USt-Verwaltung: Umsatzsteuer wird für die Voranmeldung bereitgestellt

Kostenrechnung: Erlöse werden den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet

Kundenkommunikation

E-Mail-Versand: Automatischer Versand mit professionellem Layout

Versandprotokoll: Lückenlose Dokumentation aller Kommunikation

Zahlungsüberwachung: Integration in das Mahnwesen bei Zahlungsverzug

Dokumentenarchivierung

GoBD-konforme Archivierung: Rechtssichere Langzeitspeicherung

Versionierung: Nachverfolgung aller Änderungen

Audit-Trail: Vollständige Dokumentation für Prüfungen

Best Practices für die manuelle Rechnungserstellung

Systematische Herangehensweise

Vorplanung: Sammeln Sie alle erforderlichen Informationen vor der Rechnungserstellung

Kundendatenprüfung: Überprüfen Sie die Aktualität der Kundenstammdaten

Leistungsabgrenzung: Dokumentieren Sie klar, welche Leistungen abgerechnet werden

Qualitätssicherung

Vier-Augen-Prinzip: Lassen Sie wichtige Rechnungen vor dem Versand prüfen

Vollständigkeitskontrolle: Überprüfen Sie alle Pflichtangaben gemäß UStG

Kundenperspektive: Betrachten Sie die Rechnung aus Kundensicht auf Verständlichkeit

Dokumentation

Leistungsnachweis: Hinterlegen Sie Belege für alle abgerechneten Leistungen

Korrespondenz: Dokumentieren Sie die Grundlage für die Rechnungsstellung

Zeitnahe Bearbeitung: Erstellen Sie Rechnungen zeitnah nach Leistungserbringung

Die systematische Herangehensweise bei der manuellen Rechnungserstellung gewährleistet professionelle Ergebnisse und reibungslose Geschäftsprozesse. Durch die Integration in das ERP-System bleiben alle Vorteile der automatisierten Verarbeitung erhalten, während gleichzeitig die notwendige Flexibilität für individuelle Abrechnungsanforderungen geboten wird.

Das Beispiel der Absorb-Produktrechnung über 136.610,27 Euro zeigt, wie auch komplexe, hochwertige Rechnungen systematisch und fehlerfrei erstellt werden können. Die nahtlose Integration von der Erstellung bis zur Verbuchung macht die manuelle Rechnungsstellung zu einem zuverlässigen Instrument für alle besonderen Abrechnungsszenarien.