Bestellung erstellen

TIP

Eine durchdachte Bestellabwicklung ist das Fundament für effiziente Beschaffungsprozesse. Das Bestellmodul führt Sie systematisch durch alle notwendigen Schritte und gewährleistet eine vollständige Dokumentation aller Einkaufsvorgänge.

Die Bestellerfassung im Detail

Das Erstellen einer neuen Bestellung erfolgt über eine strukturierte Oberfläche, die in mehrere logische Bereiche unterteilt ist. Das System unterstützt Sie dabei mit intelligenten Vorschlägen und automatischen Datenübernahmen aus den Stammdaten.

Abbildung 1: Vollständig ausgefüllter Bestellkopf mit allen relevanten Lieferanten- und Prozessdaten.

Der Bestellkopf - Grunddaten einer jeden Bestellung

Bei der Anlage einer neuen Bestellung beginnen Sie mit der Konfiguration des Bestellkopfes. Hier legen Sie die fundamentalen Parameter fest, die den gesamten Bestellprozess steuern.

Lieferantenauswahl und Stammdatenintegration

Das Herzstück jeder Bestellung ist die Auswahl des passenden Lieferanten. Sobald Sie einen Lieferanten aus dem System wählen, übernimmt Argon ERP automatisch alle relevanten Informationen aus dem Lieferantenstamm. Dies umfasst nicht nur die Adressdaten, sondern auch vereinbarte Konditionen, bevorzugte Kommunikationswege und spezifische Liefervereinbarungen.

Die hier gezeigte Bestellung an die Metacarp GmbH demonstriert diese nahtlose Integration: Adresse, Kontaktperson und alle weiteren Stammdaten werden automatisch in die Bestellung übernommen. Dies reduziert nicht nur den Erfassungsaufwand, sondern minimiert auch Fehlerquellen erheblich.

Bestellart und ihre Auswirkungen

Die Wahl der Bestellart hat direkte Auswirkungen auf die weitere Verarbeitung im System. Eine "Bestellung mit Wareneingang" aktiviert beispielsweise automatisch die entsprechenden Prozesse in der Lagerverwaltung, während eine Dienstleistungsbestellung andere Buchungswege nutzt. Das System passt die verfügbaren Optionen und Pflichtfelder dynamisch an die gewählte Bestellart an.

Referenznummer und Bestelldatum

Jede Bestellung erhält eine eindeutige Referenznummer, die systemweit für die Nachverfolgung genutzt wird. Das Bestelldatum wird automatisch mit dem aktuellen Datum vorbelegt, kann aber bei Bedarf angepasst werden - beispielsweise wenn eine Bestellung rückwirkend erfasst werden muss.

Ansprechpartner und Kommunikation

Die korrekte Zuordnung von Ansprechpartnern ist essentiell für eine reibungslose Abwicklung. Das System zeigt sowohl den internen Sachbearbeiter als auch den Ansprechpartner beim Lieferanten an. E-Mail-Adressen für die automatische Bestellübermittlung werden aus den Stammdaten übernommen, können aber situativ angepasst werden.

Erweiterte Kopfdaten für präzise Steuerung

Neben den Basisdaten bietet der Bestellkopf weitere wichtige Konfigurationsmöglichkeiten:

Währung und internationale Geschäfte

Bei Geschäften mit ausländischen Lieferanten spielt die Währungsauswahl eine zentrale Rolle. Das System unterstützt alle gängigen Währungen und rechnet Beträge automatisch zum tagesaktuellen Kurs um. Die hier verwendete EUR-Währung ist für einen deutschen Lieferanten Standard.

Zahlungsbedingungen flexibel gestalten

Die Zahlungsbedingungen werden initial aus dem Lieferantenstamm übernommen, können aber bestellspezifisch angepasst werden. Das gezeigte "14 Tage netto ab Rechnungsdatum" ist eine typische Vereinbarung, die das System bei der späteren Rechnungsverarbeitung automatisch berücksichtigt.

Lieferbedingungen und Incoterms

Moderne Beschaffung erfordert klare Regelungen zu Lieferbedingungen. Das System unterstützt alle gängigen Incoterms wie das hier verwendete "FCA" (Free Carrier). Diese Information ist nicht nur für die Kalkulation relevant, sondern bestimmt auch den Gefahrenübergang und die Transportkostenverteilung.

Versandart und Logistik

Die Wahl der Versandart hat direkte Auswirkungen auf Kosten und Lieferzeiten. Ob Spedition, Paketdienst oder Selbstabholung - das System bietet alle relevanten Optionen und kann diese mit entsprechenden Dienstleistern verknüpfen.

Positionserfassung - Das Herzstück der Bestellung

Nach der Konfiguration des Bestellkopfes erfolgt die Erfassung der einzelnen Bestellpositionen. Hier zeigt sich die volle Stärke der Systemintegration.

Abbildung 2: Detaillierte Positionserfassung mit allen relevanten Artikel- und Preisinformationen.

Artikelintegration und intelligente Vorschläge

Bei der Positionserfassung profitieren Sie von der engen Verzahnung mit dem Artikelstamm. Nach Eingabe der Artikelnummer oder eines Suchbegriffs schlägt das System passende Artikel vor. Im gezeigten Beispiel wurde der Artikel "Absorb Drain Elite" ausgewählt - alle artikelspezifischen Informationen wie Beschreibung und Standardpreise werden automatisch übernommen.

Flexible Mengen- und Preisgestaltung

Für jede Position können Sie individuelle Mengen und Preise festlegen. Das System unterstützt dabei verschiedene Mengeneinheiten und rechnet diese bei Bedarf automatisch um. Der angezeigte Preis von 3,20 EUR pro 1.000 Stück mit einem Rabatt von 10% zeigt die Flexibilität der Preisgestaltung.

Liefertermine positionsgenau steuern

Moderne Beschaffung erfordert oft unterschiedliche Liefertermine für verschiedene Positionen einer Bestellung. Das System ermöglicht diese granulare Steuerung und überwacht die Termineinhaltung automatisch. Der hier gezeigte Liefertermin wird später für die Disposition und Terminverfolgung genutzt.

Erweiterte Positionsinformationen

Neben den Grunddaten bietet jede Position Raum für zusätzliche Informationen:

• Kontraktzuordnung: Verknüpfung mit Rahmenverträgen für automatische Konditionsermittlung
• Standort/Lager: Direkte Zuordnung zum Ziellager für optimierte Wareneingangsprozesse
• Positionsnotizen: Freie Texte für spezielle Anforderungen oder Hinweise

Kopf- und Fußtexte für vollständige Kommunikation

Die Textbereiche im Bestellformular ermöglichen die Aufnahme wichtiger Zusatzinformationen:

Kopftext für übergreifende Hinweise

Im Kopftext können Sie Informationen platzieren, die für die gesamte Bestellung relevant sind. Dies können Projektbezüge, allgemeine Lieferhinweise oder Referenzen zu vorherigen Absprachen sein.

Anlieferbedingungen präzise kommunizieren

Der spezielle Bereich für Anlieferbedingungen stellt sicher, dass logistische Besonderheiten klar kommuniziert werden. Ob spezielle Anlieferzeiten, Zugangsbeschränkungen oder erforderliche Dokumente - alle relevanten Informationen finden hier ihren Platz.

Fußtext für rechtliche und organisatorische Hinweise

Im Fußtext werden typischerweise rechtliche Hinweise, Qualitätsanforderungen oder spezielle Verpackungsvorschriften hinterlegt. Diese Texte werden in das finale Bestelldokument übernommen und sind damit rechtsverbindlicher Bestandteil der Bestellung.

Dokumentenvorschau und Qualitätskontrolle

Bevor eine Bestellung versendet wird, ist eine sorgfältige Kontrolle unerlässlich. Das System bietet dafür eine professionelle Dokumentenvorschau.

Abbildung 3: Professionelle Dokumentenvorschau der fertigen Bestellung im Corporate Design.

Professionelles Erscheinungsbild

Das generierte Bestelldokument präsentiert sich im einheitlichen Corporate Design Ihres Unternehmens. Logo, Farben und Schriftarten werden automatisch aus den Systemeinstellungen übernommen. Dies gewährleistet ein professionelles Auftreten gegenüber Ihren Lieferanten.

Vollständige Informationsdarstellung

Die Dokumentenvorschau zeigt alle erfassten Informationen in strukturierter Form:

• Kopfbereich mit Absender- und Empfängerdaten
• Übersichtliche Positionstabelle mit allen Details
• Konditionenübersicht mit Zahlungs- und Lieferbedingungen
• Summenbereich mit transparenter Preisaufschlüsselung

Mehrstufige Dokumentenverwaltung

Das System unterstützt verschiedene Dokumentenstatus. Der gezeigte "Entwurf"-Status ermöglicht weitere Bearbeitungen, während finalisierte Dokumente gegen Änderungen geschützt sind. Diese Statusverwaltung ist essentiell für die Revisionssicherheit.

Summenbildung und Kalkulation

Die automatische Berechnung aller Werte erfolgt in Echtzeit:

Transparente Preisermittlung

Das System zeigt deutlich die Preisermittlung:

• Nettopreis der Position
• Angewendete Rabatte
• Resultierende Nettosumme
• Mehrwertsteuer nach gültigem Satz
• Finale Bruttosumme

Diese Transparenz ermöglicht eine sofortige Plausibilitätsprüfung und vermeidet Kalkulationsfehler.

Bestellabschluss und Versand

Nach erfolgreicher Prüfung stehen verschiedene Optionen für den Bestellabschluss zur Verfügung:

Digitaler Versand per E-Mail

Die häufigste Versandart ist der digitale Weg per E-Mail. Das System generiert automatisch eine PDF-Datei der Bestellung und versendet diese an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Lieferanten. Der Versand wird protokolliert und kann jederzeit nachvollzogen werden.

Integration in Genehmigungsworkflows

Je nach Konfiguration und Bestellwert kann die Bestellung einen Genehmigungsprozess durchlaufen. Das System leitet die Bestellung automatisch an die zuständigen Personen weiter und dokumentiert alle Freigabeschritte.

Statusverfolgung und Monitoring

Nach dem Versand wechselt die Bestellung in den Status "Versendet" und wird automatisch in die Überwachung aufgenommen. Das System erinnert an ausstehende Auftragsbestätigungen und überfällige Lieferungen.

Integration in die Gesamtprozesse

Die erstellte Bestellung ist keine isolierte Transaktion, sondern eng mit anderen Systembereichen verzahnt:

Verknüpfung mit der Disposition

Bestellte Artikel werden automatisch in der Disposition berücksichtigt. Das System plant mit den erwarteten Wareneingängen und kann so präzise Verfügbarkeitsaussagen treffen.

Warenwirtschaftliche Auswirkungen

Sobald die Ware eintrifft, nutzt das System die Bestelldaten für:

• Automatische Wareneingangsbuchungen
• Qualitätsprüfungen basierend auf Artikelstammdaten
• Lagerplatzzuordnung gemäß Bestellvorgaben

Rechnungsprüfung und Zahlung

Eingehende Lieferantenrechnungen werden automatisch mit den Bestelldaten abgeglichen. Preise, Mengen und Konditionen werden geprüft, Abweichungen gemeldet. Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Freigabe zur Zahlung unter Berücksichtigung der vereinbarten Zahlungsbedingungen.

Best Practices für effiziente Bestellprozesse

Aus der Praxis haben sich einige Empfehlungen für die optimale Nutzung des Bestellmoduls herauskristallisiert:

Stammdatenpflege als Basis

Gepflegte Lieferanten- und Artikelstammdaten sind die Grundlage für effiziente Bestellprozesse. Investieren Sie Zeit in die Pflege dieser Daten - sie zahlt sich durch reduzierte Erfassungszeiten und weniger Fehler aus.

Nutzung von Bestellvorlagen

Für wiederkehrende Bestellungen bietet das System die Möglichkeit, Vorlagen anzulegen. Diese können als Basis für neue Bestellungen dienen und müssen nur noch angepasst werden.

Regelmäßige Prozessanalyse

Nutzen Sie die Auswertungsmöglichkeiten des Systems, um Ihre Bestellprozesse kontinuierlich zu optimieren. Identifizieren Sie häufige Lieferanten, analysieren Sie Durchlaufzeiten und optimieren Sie Ihre Workflows entsprechend.

Das Bestellmodul in Argon ERP bietet damit eine umfassende Lösung für professionelle Beschaffungsprozesse. Durch die tiefe Integration in die Gesamtsystemlandschaft und die durchdachte Benutzerführung werden Ihre Einkaufsprozesse nicht nur digitalisiert, sondern nachhaltig optimiert.