4 Augen Kontrolle

Die 4 Augen Kontrolle implementiert das bewährte Vier-Augen-Prinzip für geschäftskritische Lagerprozesse. Besonders bei hochwertigen Produkten, pharmazeutischen Erzeugnissen oder sicherheitsrelevanten Artikeln stellt dieses System sicher, dass alle Warenbewegungen von zwei unabhängigen Personen validiert werden.

Das System führt systematisch durch den kompletten Kontrollprozess - vom Scannen der Packstücke über die Mengenprüfung bis zur finalen Qualitätskontrolle. Dabei werden alle Prüfschritte lückenlos dokumentiert und schaffen so eine vollständige Audit-Spur für Compliance und Qualitätssicherung.

Funktionsübersicht

Abbildung 1: Hauptmenü der 4 Augen Kontrolle mit den beiden Kernfunktionen.

Das Hauptmenü bietet zwei spezialisierte Funktionsbereiche für die Qualitätskontrolle:

Wareneingang (Paket-Symbol) startet die 4-Augen-Kontrolle für eingehende Lieferungen. Hier prüfen zwei Mitarbeiter unabhängig voneinander alle Wareneingänge auf Vollständigkeit, Unversehrtheit und Übereinstimmung mit den Bestelldaten. Diese Funktion ist besonders wichtig bei wertvollen oder kritischen Produkten.

Serialnummern Check (Schloss-Symbol) ermöglicht die Überprüfung und Validierung von Serialnummern durch zwei Personen. Bei pharmazeutischen Produkten, elektronischen Komponenten oder anderen verfolgungspflichtigen Artikeln stellt diese Funktion sicher, dass alle Seriennummern korrekt erfasst und authentisch sind.

Beide Funktionen implementieren das Vier-Augen-Prinzip konsequent: Erst wenn beide Prüfer ihre Kontrolle abgeschlossen und bestätigt haben, wird der Vorgang als erfolgreich abgeschlossen und an die nachgelagerten Systeme weitergeleitet.

Schritt 1: Packstück scannen

Abbildung 2: Scan-Interface für die Erfassung der zu kontrollierenden Packstücke.

Der erste Kontrollschritt beginnt mit dem systematischen Scannen aller zu prüfenden Packstücke. Das Scan-Interface ist optimiert für die schnelle und präzise Erfassung verschiedener Code-Formate - von einfachen Barcodes bis zu komplexen DataMatrix-Codes.

Das gelbe QR-Code-Symbol im Erfassungsbereich zeigt an, dass das System bereit ist und auf den zu scannenden Code fokussiert hat. Die Kamera erkennt automatisch verschiedene Code-Typen und extrahiert alle relevanten Informationen wie Artikelnummern, Chargen, Serialnummern und Verfallsdaten.

Der Scan-Vorgang erfolgt automatisch, sobald der Code vollständig im Erfassungsbereich liegt. Das System gibt eine sofortige Rückmeldung über den Erfolg des Scans und bereitet automatisch die nächsten Kontrollschritte vor.

Schritt 2: Scan erfolgreich

Abbildung 3: Bestätigung des erfolgreichen Scans mit Anzeige der erfassten Daten.

Nach erfolgreichem Scan wird die erfasste Identifikation prominent angezeigt. Im Beispiel wurde das Packstück "SYS10671" erfolgreich erkannt und alle zugehörigen Daten aus dem System abgerufen.

Die grüne Anzeige der Seriennummer bestätigt, dass der Scan erfolgreich war und das System alle relevanten Informationen zu diesem Packstück gefunden hat. Der grüne Weiter-Button (Pfeil nach rechts) wird erst aktiviert, wenn der Scan vollständig und fehlerfrei durchgeführt wurde.

Diese Bestätigung ist wichtig für den Kontrollprozess, da sie dem ersten Prüfer die Gewissheit gibt, dass das richtige Packstück erfasst wurde und die nachfolgenden Kontrollen auf den korrekten Daten basieren.

Schritt 3: Packungsdetails überprüfen

Abbildung 4: Detailansicht mit allen relevanten Packungsinformationen zur Überprüfung.

Die Detailansicht zeigt alle kritischen Informationen des gescannten Packstücks zur systematischen Überprüfung. Der erste Prüfer validiert hier alle Stammdaten gegen die physische Ware:

Artikelnummer und Menge: Das System zeigt "10020919" mit einer Sollmenge von "100.000 Stk" an. Der Prüfer vergleicht diese Angaben mit den Aufklebern und Verpackungsangaben der physischen Ware.

Produktbezeichnung: "Therma Cut Kompresse" wird angezeigt - der Prüfer stellt sicher, dass die gelieferte Ware tatsächlich diesem Produkt entspricht.

Chargen- und Verfallsdaten: Die Charge "10250423-003" und das Verfallsdatum "22.04.2028" werden gegen die physischen Aufdrucke auf der Verpackung geprüft.

Lagerort-Information: "FELDAF • INPROD • 01" zeigt den geplanten Lagerort an, der ebenfalls validiert wird.

Reservierungsstatus: Die rote Anzeige "Reserviert 68 Stk" weist auf eine bestehende Reservierung hin, die bei der Kontrolle berücksichtigt werden muss.

Der grüne Button "MENGE KORRIGIEREN" ermöglicht es, falls Abweichungen festgestellt werden, die tatsächlich gelieferte Menge zu erfassen und Korrekturen vorzunehmen.

Schritt 4: Menge korrigieren

Abbildung 5: Eingabemaske für Mengenabweichungen mit numerischer Tastatur.

Falls bei der Kontrolle Mengenabweichungen festgestellt werden, öffnet sich die Korrektur-Eingabemaske. Das System zeigt die erwartete Menge (100000) als Vorgabe an und ermöglicht die Eingabe der tatsächlich gelieferten Menge über die numerische Tastatur.

Die zwei Aktionsoptionen bieten flexible Handhabung:

ABBRECHEN verwirft die Eingabe und kehrt zur vorherigen Ansicht zurück, falls doch keine Korrektur erforderlich ist.

ÜBERNEHMEN bestätigt die eingegebene Korrektur und aktualisiert die Systemdaten entsprechend. Diese Änderung wird automatisch dokumentiert und ist Teil der Audit-Spur.

Die Mengenkorrekturfunktion ist essentiell für das 4-Augen-Prinzip, da sie sicherstellt, dass beide Prüfer mit den korrekten, tatsächlichen Daten arbeiten und nicht mit möglicherweise fehlerhaften Solldaten.

Schritt 5: Kontroll-Prüfplan durchführen

Abbildung 6: Systematischer Qualitätsprüfplan mit definierten Kontrollpunkten.

Der Kontroll-Prüfplan führt durch eine systematische Qualitätsprüfung mit standardisierten Kontrollpunkten. Jeder Prüfpunkt muss von beiden Kontrolleuren unabhängig bewertet werden:

1. Sicherheitsdatenblatt überprüft die Vollständigkeit und Aktualität der Produktdokumentation:

• Einwandfrei: Alle erforderlichen Sicherheitsdatenblätter sind vorhanden und aktuell
• nicht vorhanden: Sicherheitsdatenblätter fehlen oder sind veraltet

2. Kontamination bewertet den physischen Zustand der Verpackung:

• keine Kontamination: Verpackung ist sauber und unversehrt
• Nässeschäden: Feuchtigkeitsschäden oder Durchnässung erkennbar
• verschmutzt: Verschmutzungen oder Verunreinigungen feststellbar

Jeder Kontrollpunkt wird einzeln bewertet und dokumentiert. Das System erfordert eine eindeutige Bewertung für jeden Punkt, bevor der Prüfplan als abgeschlossen markiert werden kann. Diese systematische Herangehensweise stellt sicher, dass keine kritischen Qualitätsaspekte übersehen werden.

Schritt 6: Frachtbriefe und Übergabescheine

Abbildung 7: Dokumentenprüfung mit Umbuchungsoptionen für fehlerhafte Lieferungen.

Der finale Kontrollschritt umfasst die Dokumentenprüfung und bietet Handlungsoptionen für problematische Lieferungen:

3. Frachtbriefe / Übergabescheine validiert die Vollständigkeit der Transportdokumentation:

• vorhanden: Alle erforderlichen Transport- und Übergabedokumente sind vollständig
• nicht vorhanden: Dokumentation ist unvollständig oder fehlt

Bei festgestellten Problemen bietet das System eine Umbuchen-Option mit der Frage: "Möchten sie jetzt umbuchen oder das Packstück als Umbuchungsauftrag hinterlegen?"

UMBUCHUNGSAUFTRAG HINTERLEGEN erstellt einen systematischen Arbeitsauftrag für die spätere Bearbeitung der Probleme. Dies ist sinnvoll, wenn sofortige Korrekturen nicht möglich sind oder weitere Abstimmungen erforderlich sind.

JETZT UMBUCHEN startet den sofortigen Umbuchungsprozess für das problematische Packstück. Diese Option wird gewählt, wenn die Probleme direkt behoben werden können oder das Packstück sofort einem anderen Lagerbereich zugeordnet werden muss.

Diese Flexibilität ermöglicht es, auch bei Problemen den Warenfluss aufrechtzuerhalten und systematisch alle Abweichungen zu behandeln.

Schritt 7: Bestätigung und Abschluss

Abbildung 8: Abschließende Bestätigung der erfolgreichen 4-Augen-Kontrolle.

Der erfolgreiche Abschluss der 4-Augen-Kontrolle wird mit einer eindeutigen Bestätigungsmeldung dokumentiert: "Das Packstück wurde als Umbuchungsauftrag hinterlegt".

Diese Meldung bestätigt, dass:

• Beide Prüfer ihre Kontrollen vollständig durchgeführt haben
• Alle Prüfpunkte systematisch bewertet wurden
• Eventuelle Abweichungen ordnungsgemäß dokumentiert sind
• Das Packstück entsprechend der Prüfergebnisse behandelt wurde

Der OK-Button schließt den Kontrollvorgang ab und leitet zurück zur Funktionsübersicht. Das System hat automatisch alle Prüfergebnisse dokumentiert und die entsprechenden Folgeaktionen eingeleitet.

Qualitätssicherung und Compliance

Die 4-Augen-Kontrolle erstellt automatisch eine vollständige Dokumentation aller Prüfvorgänge. Jeder Kontrollschritt wird mit Zeitstempel, Prüfer-Identifikation und Ergebnis protokolliert. Diese lückenlose Audit-Spur erfüllt höchste Compliance-Anforderungen und unterstützt bei behördlichen Prüfungen.

Das System erkennt automatisch kritische Abweichungen und kann Eskalationsprozesse auslösen. Bei systematischen Qualitätsproblemen werden automatisch Warnungen an die Qualitätsmanagement-Abteilung gesendet.

Integration in die Lagerverwaltung

Alle Kontrollprgebnisse fließen in Echtzeit in die Lagerverwaltung ein und aktualisieren automatisch Bestandsdaten, Qualitätsstatus und Verfügbarkeiten. Problematische Packstücke werden automatisch gesperrt und können nicht versehentlich für Auslieferungen verwendet werden.

Die Integration mit anderen App-Modulen ermöglicht nahtlose Workflows: Nach erfolgreicher 4-Augen-Kontrolle können Packstücke direkt in die Kommissionierung oder Umbuchen-Module weitergeleitet werden.

Hinweis:

Bitte beachten Sie, dass dieses Handbuch eine ergänzende Orientierung bietet, jedoch keine ERP-Einführung ersetzt. Für eine korrekte Nutzung und die passgenaue Abbildung Ihrer betrieblichen Abläufe empfehlen wir die Teilnahme an unseren Schulungen oder Workshops.