Rechnungsstellung

Die Erstellung der Ausgangsrechnung an den Kunden wird durch die Versandbestätigung des Lieferscheins angestoßen.

Rechnungsvorlauf

Nach der Versandbestätigung gelangen die Daten des Lieferscheins in einen sogenannten Rechnungsvorlauf, der von der Finanzabteilung bearbeitet wird.

Prüfung durch Finanzabteilung

Die Finanzabteilung prüft die Daten im Rechnungsvorlauf, bevor die endgültige Rechnung generiert wird:

• Steuerliche Korrektheit: Sind Steuersätze etc. korrekt?
• Kostenpositionen: Wurden zusätzliche Kosten (Versand, Paletten etc.), die auf dem Lieferschein erfasst wurden, korrekt übernommen?
• Vollständigkeit: Sind alle relevanten Daten vorhanden?

Wichtig: Die Rechnungsdaten basieren direkt auf dem versandbestätigten Lieferschein. Mengen oder Artikel können in diesem Stadium durch die Finanzabteilung nicht mehr geändert werden. Korrekturen erfordern ggf. Gutschriften.

Rechnungserstellung

Nach erfolgreicher Prüfung generiert die Finanzabteilung die Rechnung aus dem Rechnungsvorlauf.

• Auswirkung auf Auftrag: Der Status des Kundenauftrags wird aktualisiert (z.B. auf "Rechnungsbeleg erstellt").
• Rechnungsdokument: Die Rechnung kann im System eingesehen werden, oft auch verlinkt über die "Auftragsentwicklung" des zugehörigen Auftrags.

Hinweise zu Kosten

• Versandkosten/Paletten: Diese werden idealerweise bereits vom Lager auf dem Lieferschein unter "Zusätzliche Kostenpositionen" erfasst.
• Kundenvereinbarungen (z.B. Frei Haus): Wenn laut Vereinbarung keine Versandkosten berechnet werden sollen, muss dies entweder im Kundenstamm/Auftrag hinterlegt sein oder als klare Information (z.B. im Kopftext) für die Finanzabteilung ersichtlich sein, damit diese die Kosten bei der Rechnungsprüfung ggf. auf Null setzen kann. Andernfalls könnten automatisch erfasste Kosten berechnet werden.