Eingangsrechnung erstellen

TIP

Die systematische Erfassung eingehender Rechnungen ist der erste Schritt im Pruefungsprozess. Das Modul unterstuetzt Sie bei der strukturierten Eingabe aller rechnungsrelevanten Daten und ermoelicht die automatische Zuordnung zu Bestellungen und Lieferanten fuer eine effiziente Weiterverarbeitung.

Eingangsrechnung im Detail erfassen

Die Erfassung einer neuen Eingangsrechnung erfolgt ueber eine strukturierte Oberflaeche, die in mehrere logische Bereiche unterteilt ist. Das System unterstuetzt Sie dabei mit intelligenten Vorschlaegen und automatischen Datenuebernahmen aus den Stammdaten.

Abbildung 1: Vollstaendige Rechnungskopf-Konfiguration mit allen relevanten Lieferanten- und Rechnungsdaten.

Der Eingangsrechnungskopf - Grundlage der Rechnungsbearbeitung

Bei der Anlage einer neuen Eingangsrechnung beginnen Sie mit der Konfiguration des Rechnungskopfes. Hier legen Sie die fundamentalen Parameter fest, die den gesamten Pruefungsprozess und die spaetere Zahlung steuern.

Kreditorenauswahl und Stammdatenintegration

Das Herzstueck jeder Eingangsrechnung ist die Auswahl des Kreditors (Lieferanten). Sobald Sie einen Kreditor aus dem System waehlen, uebernimmt Argon ERP automatisch alle relevanten Informationen aus dem Lieferantenstamm. Dies umfasst nicht nur die Adressdaten, sondern auch vereinbarte Zahlungskonditionen, bevorzugte Kommunikationswege und spezifische Rechnungsvereinbarungen.

Die hier gezeigte Rechnungserfassung fuer die Metacarp GmbH demonstriert diese nahtlose Integration: Kreditoradresse und alle weiteren Stammdaten werden automatisch in die Rechnung uebernommen. Dies reduziert nicht nur den Erfassungsaufwand, sondern minimiert auch Fehlerquellen bei der Rechnungsbearbeitung erheblich.

Rechnungsreferenzen und eindeutige Identifikation

Die korrekte Erfassung der Lieferanten-Rechnungsnummer ist essentiell fuer die spaetere Nachverfolgung und Vermeidung von Doppelerfassungen. Das System prueft automatisch auf bereits vorhandene Rechnungsnummern desselben Lieferanten.

Datums- und Fristenmanagement

Rechnungsdatum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung (29.07.2025) ist massgeblich fuer die Berechnung von Zahlungszielen und Skonto-Fristen. Das System berechnet automatisch die Faelligkeitstermine basierend auf den hinterlegten Zahlungskonditionen.

Faelligkeitsdatum: Die automatische Berechnung (12.08.2025) erfolgt basierend auf den im Lieferantenstamm hinterlegten Zahlungsbedingungen. Bei "14 Tage netto ab Rechnungsdatum" wird automatisch das entsprechende Faelligkeitsdatum gesetzt.

Ansprechpartner und Kommunikation

Die korrekte Zuordnung von Ansprechpartnern ist fuer Rueckfragen und Klaerungen wichtig. Das System zeigt sowohl den internen Sachbearbeiter (Alla Northoff) als auch den Ansprechpartner beim Lieferanten (Herr Dipl.-Ing. Max Mustermann) an. Empfaenger-E-Mail-Adressen fuer automatische Benachrichtigungen werden aus den Stammdaten uebernommen.

Erweiterte Rechnungsparameter fuer praezise Steuerung

Neben den Basisdaten bietet der Rechnungskopf weitere wichtige Konfigurationsmoeglichkeiten:

Zahlungsbedingungen individuell anpassen

Die Zahlungsbedingungen ("14 Tage netto ab Rechnungsdatum") werden initial aus dem Lieferantenstamm uebernommen, koennen aber rechnungsspezifisch angepasst werden. Dies ist besonders bei Sondervereinbarungen oder Projektgeschaeften relevant.

Steuerrechtliche Behandlung

Die Auswahl des Steuerfalls ("Einkauf mit Vorsteuer") bestimmt die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung der Rechnung. Das System unterstuetzt verschiedene Steuerfaelle:

• Einkauf mit Vorsteuer: Standard fuer inlaendische Lieferanten
• Reverse Charge: Fuer EU-Innergemeinschaftslieferungen
• Steuerfreie Umsaetze: Fuer entsprechende Leistungen

Sprachregelung fuer internationale Rechnungen

Die Sprachwahl ("Deutsch") ist bei internationalen Lieferanten relevant und bestimmt die Sprache aller automatisch generierten Dokumente und Korrespondenz.

Kopf- und Fusstexte fuer vollstaendige Dokumentation

Die Textbereiche im Rechnungsformular ermoeglichen die Aufnahme wichtiger zusaetzlicher Informationen:

Kopftext fuer uebergreifende Hinweise

Im Kopftext koennen Sie Informationen platzieren, die fuer die gesamte Rechnung relevant sind. Dies koennen Projektbezuege, Lieferhinweise oder Referenzen zu vorherigen Absprachen sein.

Fusstext fuer Bearbeitungsvermerke

Im Fusstext werden typischerweise interne Bearbeitungsvermerke, Kostenstellen-Zuordnungen oder spezielle Pruefungshinweise hinterlegt.

Positionserfassung - Detaillierte Rechnungsinhalte

Nach der Konfiguration des Rechnungskopfes erfolgt die Erfassung der einzelnen Rechnungspositionen. Hier zeigt sich die volle Staerke der Systemintegration.

Abbildung 2: Detaillierte Positionserfassung mit allen relevanten Artikel-, Mengen- und Preisinformationen.

Artikelintegration und automatische Zuordnung

Bei der Positionserfassung profitieren Sie von der engen Verzahnung mit dem Artikelstamm. Nach Eingabe der Artikelnummer oder eines Suchbegriffs schlaegt das System passende Artikel vor. Im gezeigten Beispiel wurde der Artikel "Absorb Clean Spritze" (10008524) ausgewaehlt - alle artikelspezifischen Informationen werden automatisch uebernommen.

Flexible Mengen- und Preiserfassung

Fuer jede Position koennen Sie individuelle Mengen und Preise erfassen:

Liefermenge vs. Rechnungsmenge: Das System unterscheidet zwischen tatsaechlich gelieferter Menge (0 Stk) und berechneter Menge (1.000 Stk). Dies ist wichtig fuer Teil- und Nachlieferungen.

Preispruefung: Der erfasste Preis von 10,00 EUR pro 1.000 Stueck wird automatisch mit hinterlegten Bestellpreisen und Kontraktkonditionen abgeglichen.

Rabattbehandlung: Gewaehrte Rabatte (10%) werden separat erfasst und in der Gesamtkalkulation beruecksichtigt.

Erweiterte Positionsinformationen

Neben den Grunddaten bietet jede Position Raum fuer zusaetzliche Informationen:

• Artikelbeschreibung: Detaillierte Bezeichnung fuer eindeutige Identifikation
• Preis pro Einheit: 10,00 EUR Definition der Preisbasis
• Preiseinheit: Definition der Preisbasis (pro 1.000 Stueck)
• Positionsrabatte: Individuelle Nachlaesse pro Position (10%)

Automatische Bestellzuordnung

Das System versucht automatisch, eingehende Rechnungspositionen den entsprechenden Bestellungen zuzuordnen:

Smart Matching: Basierend auf Lieferant, Artikel und Menge werden passende Bestellpositionen vorgeschlagen

Abweichungspruefung: Automatische Identifikation von Mengen- oder Preisabweichungen

Mehrfachzuordnung: Eine Bestellung kann auf mehrere Rechnungen aufgeteilt werden

Summenberechnung und Steuerausweis

Die automatische Berechnung aller Werte erfolgt in Echtzeit und bietet vollstaendige Transparenz:

Transparente Preisermittlung

Das System zeigt deutlich die Kalkulation:

• Summe Netto: 9,00 EUR basierend auf Position und Rabatt
• Umsatzsteuer 19%: 1,71 EUR nach gueltigem Steuersatz
• Summe Brutto: 10,71 EUR als finaler Rechnungsbetrag

Steuerrechtliche Validierung

Das System prueft automatisch:

• Steuersatz-Plausibilitaet: Abgleich mit hinterlegten Steuersaetzen
• Rundungsdifferenzen: Automatische Behandlung von Rundungsabweichungen
• Vorsteuer-Berechtigung: Pruefung der Vorsteuer-Abzugs-Faehigkeit

Dokumentenmanagement und Archivierung

Abbildung 3: Professionelle Dokumentenvorschau der erfassten Eingangsrechnung mit allen Details.

Vollstaendige Dokumentation

Das generierte Rechnungsdokument zeigt alle erfassten Informationen in strukturierter Form:

• Lieferantendaten (Metacarp GmbH) mit vollstaendiger Adresse
• Rechnungsdetails (Nr. 600081, Datum 29.07.2025)
• Uebersichtliche Positionstabelle mit allen Details
• Kontaktinformationen (Herr Alla Northoff, DE20306259)
• Transparente Summenaufschluesselung
• Zahlungskonditionen und Faelligkeitstermine

Digitale Archivierung

GoBD-konforme Aufbewahrung: Alle Rechnungsdokumente werden revisionssicher archiviert

Anhangverwaltung: Moeglichkeit zur Hinterlegung der Original-PDF-Rechnung

Versionierung: Nachverfolgung aller Aenderungen an der Rechnungserfassung

Workflow-Integration

Nach der Erfassung wird die Rechnung automatisch in den Pruefungsworkflow eingesteuert:

Status-Management: Automatischer Wechsel in den Status "Zur Pruefung"

Routing: Weiterleitung an zustaendige Pruefer basierend auf Betragsgroessen

Benachrichtigungen: Automatische Information aller Beteiligten

Integration in den Beschaffungsprozess

Verknuepfung mit Bestellwesen

Die Rechnungserfassung ist nahtlos mit dem Bestellwesen integriert:

Bestellabgleich: Automatische Zuordnung zu entsprechenden Bestellungen

Kontraktpruefung: Abgleich mit Einkaufskontrakten und Rahmenvereinbarungen

Lieferantenvalidierung: Pruefung gegen hinterlegte Daten im Lieferantenstamm

Warenwirtschaftliche Integration

Wareneingangsbezug: Verknuepfung mit tatsaechlichen Wareneingangsbuchungen

Bestandsfuehrung: Beruecksichtigung von Bestandsveraenderungen

Qualitaetspruefung: Integration von Qualitaetspruefungsergebnissen

Finanzprozess-Vorbereitung

Vorkontierung: Automatische Verteilung auf Kostenstellen und Konten

Zahlungsplanung: Vorbereitung fuer die spaetere Zahlungsabwicklung

Controlling-Integration: Bereitstellung fuer Kostenanalysen und Budgetcontrolling

Fehlerpraevention und Qualitaetssicherung

Automatische Plausibilitaetspruefungen

Duplikatserkennung: Automatische Warnung bei moeglichen Doppelerfassungen

Preisvalidierung: Abgleich mit historischen Preisen und Kontraktkonditionen

Mengenplausibilitaet: Pruefung gegen Bestellmengen und uebliche Liefermengen

Compliance-Unterstuetzung

Steuerrechtliche Pruefung: Validierung der korrekten Umsatzsteuerausweise

Archivierungsstandards: Einhaltung der GoBD-Anforderungen

Genehmigungsworkflows: Sicherstellung der erforderlichen Freigaben

Best Practices fuer effiziente Rechnungserfassung

Stammdatenpflege: Aktuelle Lieferanten- und Artikeldaten fuer automatische Zuordnungen

Standardisierung: Einheitliche Erfassungsroutinen fuer haeufige Lieferanten

Schulung: Regelmaessige Einweisung der Mitarbeiter in neue Funktionen

Prozessanalyse: Kontinuierliche Optimierung der Erfassungsprozesse

Das Eingangsrechnung erstellen-Modul in Argon ERP verwandelt die manuelle Rechnungserfassung in einen systematischen, integrierten Prozess. Es kombiniert intuitive Bedienung mit automatischen Pruefungen und gewaehrleistet dabei hoechste Datenqualitaet und Compliance-Standards fuer eine effiziente Rechnungsbearbeitung.