Aufträge

Ein Auftrag entsteht typischerweise aus einem akzeptierten Angebot oder wird direkt im System erfasst, wenn ein Kunde bestellt.

Auftragserfassung

Die Erfassung von Aufträgen erfolgt durch definierte Teams (z.B. Order Management).

• Prüfung: Bevor ein Auftrag im System angelegt wird, erfolgt oft eine Prüfung der Bestelldaten durch den Vertriebsinnendienst gemäß internen Vorgaben.
• Erstellung: Über einen "Erstellen"-Button wird der Auftrag im System angelegt.

Auftragsübersicht

Eine Liste aller Aufträge finden Sie im Sales-Bereich unter "Aufträge".

Die Übersicht zeigt wichtige Details wie Auftragsnummer, Kunde, Status und Termine.

Auftragsstatus (Wichtig!)

Der Status eines Auftrags gibt Auskunft über seinen aktuellen Bearbeitungsstand im System. Das Verständnis der Status ist entscheidend für die Nachverfolgung:

• Entwurf: Der Auftrag wurde initial erfasst, ist aber noch nicht finalisiert oder bestätigt. Enthält oft ein Wasserzeichen.
• Veröffentlicht: Der Auftrag ist im System aktiv, das Wasserzeichen "Entwurf" ist entfernt. Er ist aber noch nicht zwingend an den Kunden bestätigt. Aufträge mit diesem Status (oder höher) können potenziell für die Kommissionierung freigegeben werden (siehe Kommissionierung).
• Bestätigt und Veröffentlicht: Der Auftrag wurde veröffentlicht UND eine Auftragsbestätigung wurde an den Kunden gesendet.
• In Kommissionierung: Ein Packschein für den Auftrag wurde erstellt und an das Lager übermittelt. Die Ware wird zusammengestellt. Wichtig: Ein Packschein kann i.d.R. erst erstellt werden, wenn die Ware physisch verfügbar ist.
• Lieferschein erstellt: Die Kommissionierung ist abgeschlossen, und ein Lieferschein wurde generiert. Die Ware ist versandbereit.
• Rechnungsbeleg erstellt / Beleg bezahlt: Der Auftrag wurde ausgeliefert und die zugehörige Rechnung erstellt bzw. ist bereits bezahlt.
• Storniert: Der Auftrag wurde abgebrochen.

Auftragsdetails

Öffnen Sie einen Auftrag, um Details einzusehen.

• PDF-Ansicht: Zeigt das Dokument, wie es der Kunde erhält (z.B. Auftragsbestätigung). Der Status (z.B. "Unbestätigt") ist hier oft ersichtlich.
• Details (Reiter):
  • Kopfdaten: Kunde, Lieferadresse, Auftragsart, Versandstandort etc.
  • Kundenbemerkungen: Wichtige Hinweise aus dem Kundenstamm für die Auftragsabwicklung. Wichtig: Diese Daten sollten aktuell gehalten werden.
  • Positionen: Auflistung der bestellten Artikel mit Mengen, Preisen, Liefer-/Versandterminen.
    • Positionsdetails (Pfeil/Seitenleiste): Weitere Details pro Position, z.B. zugehöriger Kontrakt (erkennbar am Dreieck-Symbol), Bestandsinformationen, Gebindedaten.
• Auftragsentwicklung (Reiter):
  • Zeigt den chronologischen Verlauf des Auftrags: Erstellung, Veröffentlichung, Bestätigung, Packscheinerstellung, Lieferscheinerstellung, Rechnungserstellung etc.
  • Bietet Links zu den zugehörigen Dokumenten (Packschein, Lieferschein, Rechnung).
  • Wichtig: Prüfen Sie diesen Reiter, um den aktuellen Stand nachzuvollziehen, bevor Sie Rückfragen stellen.

Auftragspositionen (Separate Ansicht)

Es gibt oft eine separate Ansicht "Auftragspositionen", die jeden Artikel aus jedem Auftrag als einzelne Zeile darstellt.

• Nützlich für Artikelsuche: Finden Sie heraus, in welchen Aufträgen ein bestimmter Artikel enthalten ist.
• Detailinformationen: Zeigt Auftragsmenge, gelieferte Menge, offene Menge pro Artikel.

Änderungen an Aufträgen

Änderungen an Aufträgen (Menge, Termin, Adresse) sind nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor dem geplanten Versandtermin möglich.

• Fristen: Es gelten feste Fristen (z.B. 7 Tage vor Versand für Inland/EU, 10 Tage für Drittländer/Zoll).
• Prüfung: Prüfen Sie den Versandtermin im Auftrag, bevor Sie Änderungswünsche einreichen.
• Nach Fristablauf: Änderungen sind nur nach Rücksprache möglich, insbesondere wenn der Packschein bereits erstellt wurde. Bei bereits erstelltem Packschein muss dieser ggf. storniert und neu generiert werden.