Einen Besuchsbericht erfassen

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie einen neuen Besuchsbericht im System erfassen und alle relevanten Informationen zu Kundenterminen systematisch dokumentieren.

Überblick

TIP

Besuchsberichte sind ein essentielles Instrument für das Customer Relationship Management und die Verkaufssteuerung. Sie dokumentieren nicht nur die Fakten eines Kundenbesuchs, sondern erfassen auch qualitative Bewertungen zu Kundenzufriedenheit, Gesprächsatmosphäre und Geschäftspotenzial. Diese strukturierte Erfassung ermöglicht eine datenbasierte Kundenbetreuung und unterstützt strategische Entscheidungen im Vertrieb.

Schritte zur Besuchsbericht-Erfassung

1. Navigation: Öffnen Sie den gewünschten Kunden im Kundenstamm
2. Besuchsbericht starten: Klicken Sie auf "Besuchsbericht erstellen"
3. Fünfstufiger Erfassungsprozess: Das System führt Sie durch einen strukturierten fünfstufigen Prozess zur vollständigen Dokumentation

Schritt 1 von 5: Kopfdaten

Abbildung 1: Erfassung der grundlegenden Besuchsdaten und Kundenadresse.

Im ersten Schritt werden die organisatorischen Rahmendaten des Besuchs erfasst:

Adressdaten und Kunde

• Adresse suchen: Intelligente Suchfunktion zur Auswahl des besuchten Kundenstandorts
• Adresse: Vollständige Anschrift wird automatisch übernommen oder kann manuell angepasst werden

Besuchszeitraum

• Besucht von: Startdatum und -uhrzeit des Kundenbesuchs
• Besucht bis: Enddatum und -uhrzeit für mehrtägige oder längere Termine

Teilnehmer und Verantwortlichkeiten

• Besucher: Auswahl der besuchenden Mitarbeiter aus dem Team
• Besuchte: Ansprechpartner beim Kunden, die am Termin teilgenommen haben
• Besuchsgrund: Freitextfeld zur Beschreibung des Besuchsanlasses

Abbildung 2: Beispiel für vollständig ausgefüllte Kopfdaten.

Die ausgefüllte Ansicht zeigt die praktische Anwendung:

• Kunde: Max Mustermann, Musterstraße 123, 12345 Musterstadt
• Besuchszeitraum: 28.07.2025 12:00 bis 28.07.2025 18:00
• Teilnehmer: Alia Northoff, Alexander Cimen (Metacarp) als Besucher
• Kundenkontakte: An Aileen Erdmann, Amira Barylla
• Besuchsgrund: Tests durchführen

Schritt 2 von 5: Gesprächsatmosphäre

Abbildung 3: Bewertung der Gesprächsatmosphäre mit Emoji-basiertem Interface.

Der zweite Schritt erfasst die qualitative Einschätzung der Gesprächsatmosphäre:

Bewertungsscala

Die Gesprächsatmosphäre wird über ein intuitives Emoji-System bewertet:

• Sehr angenehm 😊 (grün)
• Angenehm 😊 (hellgrün)
• Durchschnittlich 😐 (gelb)
• Leicht unzufrieden 😕 (orange)
• Angespannt 😠 (rot)
• Schlecht 😡 (dunkelrot)

Freitext-Bewertung

Ein Rich-Text-Editor ermöglicht detaillierte Beschreibungen der Gesprächsatmosphäre mit erweiterten Formatierungsoptionen. Die Begründung für die Bewertung kann ausführlich dokumentiert werden, wie im Beispiel: "Es war alles tip top".

Schritt 3 von 5: Situation des Kunden

Abbildung 4: Einschätzung der allgemeinen Kundensituation.

Der dritte Schritt bewertet die allgemeine Situation des Kunden:

Situationsbewertung

Ähnlich der Gesprächsatmosphäre erfolgt die Bewertung über ein Emoji-System:

• Sehr zufrieden 😊 (grün)
• Zufrieden 😊 (hellgrün)
• Durchschnittlich 😐 (gelb, ausgewählt)
• Leicht unzufrieden 😕 (orange)
• Unzufrieden 😠 (rot)
• Verärgert 😡 (dunkelrot)

Situationsanalyse

Die Freitext-Beschreibung erlaubt eine detaillierte Analyse der Kundensituation: "Die allgemeine Situation ist durchschnittlich". Diese Einschätzung hilft bei der strategischen Kundenbetreuung und der Priorisierung von Maßnahmen.

Schritt 4 von 5: Kundenzufriedenheit

Abbildung 5: Bewertung der allgemeinen Kundenzufriedenheit.

Der vierte Schritt fokussiert auf die Kundenzufriedenheit:

Zufriedenheitsbewertung

Das bewährte Emoji-System wird auch hier verwendet:

• Sehr gut 😊 (grün, ausgewählt)
• Gut 😊 (hellgrün)
• Befriedigend 😐 (gelb)
• Ausreichend 😕 (orange)
• Mangelhaft 😠 (rot)
• Ungenügend 😡 (dunkelrot)

Der numerische Wert "0" zeigt die quantitative Bewertung an, die später in Berichten und Analysen verwendet wird.

Zufriedenheitsanalyse

Die Textbeschreibung "Sehr zufriedene Kunden" dokumentiert die Bewertungsgrundlage und bietet Kontext für zukünftige Kundeninteraktionen.

Schritt 5 von 5: Potenzialeinschätzung

Abbildung 6: Einschätzung des Geschäftspotenzials beim Kunden.

Der finale Schritt bewertet das zukünftige Geschäftspotenzial:

Potenzialbewertung

Eine vierstufige Skala erfasst die Geschäftschancen:

• Hoch 📈 (grün, ausgewählt)
• Mittel 📊 (gelb)
• Gering 📉 (rot)
• Nicht vorhanden ⭕ (grau)

Potenzialanalyse

Die Bewertung "Hoch" wird durch den Kommentar "Es hat alles gepasst. Der Kunde wäre ein toller Mehrwert" begründet. Diese qualitative Einschätzung unterstützt die Vertriebsplanung und Ressourcenallokation.

Nach der Erfassung

Nach Abschluss des fünfstufigen Prozesses wird der Besuchsbericht gespeichert und steht in der Besuchsberichte-Übersicht zur Verfügung. Die erfassten Daten fließen automatisch in:

• Dashboard-Kennzahlen: Zufriedenheit, Gesprächsatmosphäre und Situation
• Trend-Analysen: Entwicklung der Kundenbeziehung über Zeit
• Vertriebsberichte: Potenzialeinschätzungen für Pipeline-Management
• CRM-Integration: Vollständige Kundenhistorie

Integration und Verknüpfungen

Das Besuchsbericht-Erfassen integriert sich nahtlos mit anderen Systembereichen:

• Kundenstamm: Zentrale Verwaltung aller Kundeninteraktionen
• Interessentenverwaltung: Potenzialeinschätzungen für Lead-Konvertierung
• Lead-Management: Direkte Verknüpfung zu Verkaufschancen
• Vertriebsplanung: Datenbasierte Entscheidungsgrundlagen

Die strukturierte Erfassung gewährleistet konsistente Qualität in der Kundendokumentation und schafft eine solide Basis für datengetriebenes Customer Relationship Management.